Schweizerdeutsche Sprachnachrichten über Nacht, ERP-fertig, bevor der Arbeitstag beginnt

Bei der Max Schwarz AG wird ein erheblicher Teil der täglichen Bestellungen telefonisch aufgegeben und ausserhalb der Geschäftszeiten als Voicemail empfangen. Besonders über Nacht sammelt sich ein hohes Volumen an Kundenbestellungen an, noch bevor der Arbeitstag überhaupt beginnt.

Diese Voicemails werden in der Regel auf Schweizerdeutsch aufgenommen, oft schnell und informell gesprochen. Bevor ein ERP-Prozess starten kann, müssen die Nachrichten sorgfältig angehört, korrekt verstanden und manuell ins System übertragen werden. Diese Aufgabe ist zeitaufwendig und erzeugt eine hohe Abhängigkeit von Mitarbeitenden, die Schweizerdeutsch fliessend beherrschen.

Um diese Arbeitslast effizienter zu bewältigen, setzt die Max Schwarz AG Hoshii im Tagesgeschäft ein.

Die Interaction-Relationship-Management-(IRM-)Plattform von Hoshii nutzt KI, um eingehende Kundenkommunikation zu verarbeiten. Bei der Max Schwarz AG transkribiert Hoshii schweizerdeutsche Voicemails automatisch und stellt den Inhalt in klarem Hochdeutsch bereit. Auf Basis dieser Transkription werden Bestellinformationen strukturiert und für die Verarbeitung in Fruchtmanager, dem ERP-System des Unternehmens, aufbereitet.

Bestellungen, die zuvor wiederholtes Anhören und Interpretieren erforderten, liegen nun als schriftliche, strukturierte Informationen vor, sobald das Team in den Tag startet. Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich und beschleunigt die Auftragsverarbeitung.

Ein zentraler Vorteil ist die Entlastung von Mitarbeitenden, die nicht fliessend Schweizerdeutsch sprechen. Statt auf das Verstehen des Dialekts angewiesen zu sein, können sie direkt mit hochdeutschen Transkriptionen arbeiten, das sorgt für ein einheitliches Verständnis und eine zuverlässige Auftragsbearbeitung im gesamten Team.

Dadurch kann die Max Schwarz AG hohe nächtliche Voicemail-Volumen effizienter verarbeiten, ERP-Workflows früher am Tag starten und die Abhängigkeit von individuellen Sprachkenntnissen verringern. Kommunikation wird in strukturierten Input für das ERP verwandelt, was reibungslosere Abläufe und eine ausgewogenere Verteilung der Arbeitslast im Team ermöglicht.

Das Projekt zeigt, wie KI-gestützte Kommunikationsverarbeitung sehr praktische Herausforderungen im Tagesgeschäft lösen kann, besonders in Umgebungen, die von Dialekten, zeitversetztem Bestelleingang und hohem manuellem Aufwand geprägt sind.