Mehrsprachige Auftragsabwicklung mit hohem Volumen auf Microsoft Dynamics

Bei der Stutzer Service AG ist die Auftragsverarbeitung eine hochgradig operative, schnelllebige Kernaktivität. Mit mehr als 100 Bestellungen pro Tag, bearbeitet von einem Team von über 15 Personen, verarbeitet das Unternehmen täglich ein grosses und vielfältiges Volumen eingehender Bestellungen.

Anders als in hochstandardisierten Bestellumgebungen beginnt ein Grossteil dieser Arbeit nicht im ERP-System selbst. Bestellungen treffen in vielen verschiedenen Formaten ein: unstrukturierte Dokumente, handschriftliche Notizen, gescannte PDFs, E-Mails und gemischte Anhänge. Die Inhalte unterscheiden sich stark in Layout und Vollständigkeit und werden in mehreren Sprachen eingereicht, darunter Deutsch, Französisch und Thai, sowohl getippt als auch handschriftlich.

Bevor ein ERP-Prozess beginnen kann, müssen diese Bestellungen interpretiert, verstanden und manuell aufbereitet werden, ein Schritt, der zeitaufwendig und stark von individueller Erfahrung abhängig ist.

Um diese Komplexität im grossen Massstab zu bewältigen, setzt die Stutzer Service AG Hoshii operativ in der täglichen Auftragsverarbeitung ein.

Die Interaction-Relationship-Management-(IRM-)Plattform von Hoshii nutzt KI, um eingehende Kundenkommunikation zu verarbeiten und in strukturierte, ERP-relevante Informationen zu übersetzen. Bei Stutzer ist Hoshii derzeit über SFTP mit der Microsoft-Dynamics-Navision-Umgebung verbunden und bereitet strukturierte Bestelldaten auf und überträgt sie direkt ins ERP.

Eingehende Dokumente werden von Hoshii automatisch gelesen und verstanden, auch unstrukturierte Layouts, handschriftliche Inhalte und mehrsprachige Eingaben. Relevante Informationen wie Artikel, Mengen, Lieferdetails und Kundenreferenzen werden extrahiert und in einem einheitlichen Format für die ERP-Verarbeitung aufbereitet.

Das Team arbeitet weiterhin in seinen gewohnten Tools und Kommunikationskanälen. Bestellungen treffen ein wie immer. Im Hintergrund reduziert Hoshii den manuellen Interpretationsaufwand und übersetzt Komplexität in strukturierte Daten, die im ERP zuverlässig verarbeitet werden können.

Dadurch kann die Stutzer Service AG sehr hohe Bestellvolumen effektiver bewältigen. Die Verarbeitung wird schneller und konsistenter, die Abhängigkeit von individuellem Wissen sinkt, und operatives Know-how wird zentral festgehalten, statt nur bei erfahrenen Mitarbeitenden zu liegen. Das erleichtert auch das Onboarding neuer Teammitglieder erheblich.

Bis Ende 2025 firmierten Teile des Unternehmens unter dem Namen George Weiss Lebensmittel AG. Am 1. Januar 2026 fusionierte die George Weiss Lebensmittel AG mit der Stutzer Service AG. Hoshii unterstützte diesen Übergang, indem es das neu hinzugekommene Team in Villars und das bestehende Team in Fahrenweid integrierte und so während der Fusion eine einheitliche Auftragsverarbeitung über die Standorte hinweg sicherstellte.

Mit Blick nach vorn bereitet die Stutzer Service AG den nächsten Schritt in ihrem ERP-Setup vor. Im April wechselt die Anbindung von Microsoft Dynamics Navision zu Microsoft Dynamics 365 Business Central und ersetzt die SFTP-Integration durch eine REST-API-basierte Verbindung. Das ermöglicht eine tiefere Integration, schnelleren Datenaustausch und Zugang zu zusätzlichen Funktionen, während das Unternehmen weiter skaliert.

Das Projekt mit der Stutzer Service AG zeigt, wie KI-gestützte Kommunikationsverarbeitung nicht nur die Effizienz in Hochvolumen-Betrieben unterstützt, sondern auch Wissenserhalt, Team-Skalierbarkeit und organisatorischen Wandel.

Hoshii und die Stutzer Service AG teilen eine klare Überzeugung: Nachhaltige Effizienzgewinne entstehen dort, wo komplexe Kommunikation zuverlässig in strukturierte ERP-Prozesse übersetzt wird, selbst im grossen Massstab, über Sprachen hinweg und in Zeiten der Transformation.