Datenschutzerklärung
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Version 2.0 · hoshii.ai/de/policies/privacy-policy
Massgeblich ist die englische Fassung. Diese deutsche Fassung dient der Verständlichkeit. Bei Widersprüchen geht die englische Fassung vor.
1. Wer wir sind
Hoshii AG · CHE-360.441.059
Zollikerstrasse 1, 8008 Zürich, Schweiz
Kontakt: contact@hoshii.ai
Die Hoshii AG ist Verantwortliche für die hier beschriebenen Verarbeitungen. Diese Erklärung ist auf das Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und, soweit anwendbar, die DSGVO und das UK GDPR ausgerichtet.
Was diese Erklärung nicht abdeckt. Nutzen Sie die Hoshii-Plattform als Mitarbeitende eines unserer Geschäftskunden, werden die in der Plattform verarbeiteten Geschäftskommunikationen — E-Mails, Anhänge und Auftragsdaten Ihres Arbeitgebers — auf Weisung Ihres Arbeitgebers verarbeitet. Ihr Arbeitgeber ist Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiterin. Diese Verarbeitung richtet sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und nach der Datenschutzerklärung Ihres Arbeitgebers. Bitte richten Sie Fragen zu diesen Daten an Ihren Arbeitgeber.
Diese Erklärung betrifft, was wir als Verantwortliche verarbeiten: unsere Website, Ihr Konto, unsere Geschäftsbeziehungen und die Rekrutierung.
2. Vertreter in der EU und im Vereinigten Königreich
Die Hoshii AG hat ihren Sitz in der Schweiz. Nach Art. 27 DSGVO und Art. 27 UK GDPR haben wir Vertreter benannt. Sie können sich anstelle von uns an diese wenden.
EU — Euverify Ltd (Ireland), Unit 3D North Point House, North Point Business Park, New Mallow Road, Cork, T23 AT2P, Irland · gdpr@euverify.com
UK — Euverify Ltd (UK), 3rd Floor, 86–90 Paul Street, London EC2A 4NE, Vereinigtes Königreich · gdpr@euverify.com
Auskunftsersuchen, Löschanträge und sonstige Anfragen können über das gesicherte Portal des Vertreters gestellt werden, das zugleich die Benennung bestätigt: gdpr.euverify.com
3. Was wir verarbeiten und warum
Website-Besucher
Daten: IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp, aufgerufene Seiten, verweisende Seite, ungefährer Standort anhand der IP-Adresse, Cookies. Bei Kontaktaufnahme oder Demo-Buchung: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, Funktion, Telefonnummer und Ihre Nachricht.
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Betrieb und Sicherung der Website, Missbrauchserkennung | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Beantwortung Ihrer Anfrage oder Demo-Buchung | Vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) oder berechtigtes Interesse (lit. f) |
| Analyse | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) |
| Marketing-E-Mails | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) |
Einzelheiten zu Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen im Fussbereich ändern.
Nutzer der Plattform
Daten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Funktion, Arbeitgeber, Zugangs- und Authentifizierungsdaten, Workspace- und Berechtigungseinstellungen, Nutzungs- und Sitzungsdaten, technische Protokolle, Supportkorrespondenz.
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Bereitstellung der Plattform, Authentifizierung, Berechtigungen | Vertrag mit Ihrem Arbeitgeber (Art. 6 Abs. 1 lit. b), berechtigtes Interesse (lit. f) |
| Sicherheit, Missbrauchsprävention, Audit-Protokollierung | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Support und Fehlerbehebung | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Abrechnung und Kontoverwaltung | Vertrag und rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c) |
Geschäftskontakte
Arbeiten Sie für einen Kunden, Interessenten, Lieferanten oder Partner: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion, Arbeitgeber, Aufzeichnungen unserer Korrespondenz sowie Vertrags- und Rechnungsdaten Ihres Arbeitgebers.
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Verwaltung der Geschäftsbeziehung | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b) oder berechtigtes Interesse (lit. f) |
| Vertriebskommunikation mit Geschäftskontakten | Berechtigtes Interesse (lit. f); Einwilligung, soweit lokal erforderlich |
| Rechnungsstellung, Buchhaltung, Steuern | Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
Woher wir Ihre Daten haben, falls nicht direkt von Ihnen: von Ihrem Arbeitgeber, von einer Person, die uns vorgestellt hat, von der öffentlichen Website Ihres Arbeitgebers oder von einer beruflichen Netzwerkplattform.
Bewerbende
Ihre Bewerbung, Lebenslauf, Motivationsschreiben, Referenzen, Interviewnotizen und allfällige Arbeitsproben, verarbeitet zur Beurteilung Ihrer Bewerbung. Rechtsgrundlage: vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und unser berechtigtes Interesse an der Besetzung der Stelle (lit. f).
4. Wie wir KI einsetzen
In der Plattform. Wir setzen künstliche Intelligenz, einschliesslich grosser Sprachmodelle, ein, um Nachrichten zu klassifizieren, strukturierte Daten zu extrahieren und Antworten zu entwerfen.
Intern. Wir setzen einen Enterprise-KI-Assistenten ein, der mit unseren eigenen Geschäftssystemen verbunden ist, darunter CRM, Ticketing, Abrechnung und Dokumentensysteme. Ihre geschäftlichen Kontaktdaten können dabei verarbeitet werden, wenn unser Team ein Gespräch vorbereitet, eine Antwort entwirft oder eine Frage zu einem Konto beantwortet.
In beiden Fällen verwenden wir Ihre Daten nicht zum Training, zur Feinabstimmung oder zur Verbesserung von KI-Modellen. Wir setzen Modellanbieter ausschliesslich auf Grundlage von Enterprise-Vereinbarungen ein, die dies vertraglich ausschliessen.
Die Plattform ist nicht darauf ausgelegt, ausschliesslich automatisierte Entscheidungen zu treffen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Konfiguriert ein Kunde sie so, dass solche Wirkungen entstehen, ist dieser Kunde als Verantwortlicher zuständig.
5. An wen wir Daten weitergeben
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben sie weiter an: Anbieter von Cloud-Infrastruktur und Hosting; KI-Modellanbieter; Analyse- und Marketingwerkzeuge, vorbehaltlich Ihrer Cookie-Einstellungen; Zahlungs- und Abrechnungsdienstleister; Anbieter von Geschäftssoftware für CRM, Ticketing, Signatur und Zusammenarbeit; berufliche Berater; sowie Behörden, soweit gesetzlich erforderlich oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Die für die Plattform eingesetzten Subunternehmer, mit der erbrachten Leistung, der Verarbeitungsregion und den anwendbaren Übermittlungsgarantien, sind unter trust.hoshii.ai/subprocessors veröffentlicht und werden dort aktuell gehalten.
6. Internationale Übermittlungen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO, sodass Übermittlungen aus dem EWR an uns keiner weiteren Garantien bedürfen.
Ist ein Anbieter ausserhalb der Schweiz oder des EWR niedergelassen, übermitteln wir Daten nur mit geeigneten Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO — den EU-Standardvertragsklauseln mit den schweizerischen Anpassungen, soweit anwendbar, oder einem gültigen Angemessenheitsbeschluss oder einer Data-Privacy-Framework-Zertifizierung. Sie können eine Kopie unter contact@hoshii.ai anfordern; wir können kommerzielle Bedingungen schwärzen.
7. Wie lange wir Daten aufbewahren
| Daten | Aufbewahrung |
|---|---|
| Server- und Sicherheitsprotokolle | 12 Monate |
| Kontakt- und Demo-Anfragen ohne Geschäftsbeziehung | 24 Monate ab letztem Kontakt |
| Newsletter-Abonnement | Bis zur Abmeldung |
| Konto- und Profildaten der Plattform | Laufzeit des Vertrags Ihres Arbeitgebers, Löschung innert 30 Tagen nach dessen Ende |
| Nutzungs- und Sitzungsdaten | 12 Monate |
| Supportkorrespondenz | 24 Monate ab Abschluss |
| CRM-Daten bei aktiver Geschäftsbeziehung | Dauer der Beziehung plus 3 Jahre |
| Interessentendaten ohne Geschäftsbeziehung | 24 Monate ab letztem Kontakt |
| Verträge und Bestellformulare | 10 Jahre ab Vertragsende |
| Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen | 10 Jahre (Art. 958f OR) |
| Bewerbungen | 12 Monate nach der Entscheidung, mit Ihrer Zustimmung 18 Monate |
8. Ihre Rechte
Nach Massgabe des anwendbaren Rechts können Sie: Auskunft über Ihre Daten verlangen; deren Berichtigung verlangen; deren Löschung verlangen; die Verarbeitung einschränken lassen; die Daten in einem übertragbaren Format erhalten; der auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung widersprechen, einschliesslich Direktwerbung, die wir auf Verlangen einstellen; eine Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmässigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird; und nicht einer ausschliesslich automatisierten Entscheidung unterworfen werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Schreiben Sie an contact@hoshii.ai oder nutzen Sie das Portal des Vertreters nach Ziffer 2. Wir müssen gegebenenfalls zunächst Ihre Identität überprüfen. Wir antworten innert eines Monats. Bei komplexen Anfragen oder einer hohen Zahl von Anfragen können wir diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern und teilen Ihnen dies innert des ersten Monats mit.
Beschwerden. Sie können bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde erheben: beim EDÖB in der Schweiz (edoeb.admin.ch), bei der Behörde Ihres EWR-Mitgliedstaats oder beim ICO im Vereinigten Königreich (ico.org.uk). Eine vorherige Kontaktaufnahme mit uns ist nicht erforderlich, wir begrüssen aber die Gelegenheit zur Klärung.
9. Sicherheit
Wir unterhalten ein Informationssicherheitsprogramm mit kontinuierlicher, automatisierter Compliance-Überwachung. Die Massnahmen umfassen rollenbasierte Zugriffskontrolle, Mehrfaktor-Authentifizierung für Fernzugriffe, Verschlüsselung personenbezogener Daten bei Übertragung und Speicherung, Mobile-Device-Management, regelmässige Datensicherungen, Überwachung und Alarmierung sowie einen dokumentierten Incident-Response-Prozess.
Aktuelle Details, Zertifizierungen und Prüfstand: trust.hoshii.ai
10. Änderungen
Wir können diese Erklärung aktualisieren. Die jeweils geltende Fassung ist hier mit Versionsdatum veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Nutzer der Plattform und Geschäftskontakte per E-Mail oder über die Plattform.
11. Kontakt
contact@hoshii.ai
Hoshii AG, Zollikerstrasse 1, 8008 Zürich, Schweiz
Für betroffene Personen in der EU und im Vereinigten Königreich siehe Ziffer 2.