Auftragserfassung automatisieren mit KI

Automatische Auftragserfassung heisst: Software liest eingehende Bestellungen und legt sie als Auftrag im ERP an, ohne dass jemand abtippt. Hoshii macht das mit KI. Es erfasst Bestellungen aus E‑Mail, PDF, Excel, Fax und Voicemail, ordnet jede Position zu, und Ihr Team gibt frei.

Hoshii ist mit über 20 ERP‑Systemen live, darunter SAP, microtech ERP, Microsoft Dynamics, Sage, proALPHA, abas, weclapp, Abacus, Proffix, CSB System und Fruchtmanager. Hoshii ist Partner von microtech. Angebunden wird per REST‑API oder SFTP. Hat ein System keine Schnittstelle, bedient Hoshii es so, wie ein Mensch es täte. Ihr ERP bleibt das führende System.

Ja. Neben Microsoft 365 und Gmail arbeitet Hoshii auch mit Postfächern auf Ihrem eigenen Exchange Server (on‑premise). Den Zugang richten wir gemeinsam mit Ihrer IT ein. Danach arbeitet Ihr Team wie gewohnt im Postfach, und Ihre Kunden merken nichts davon.

Standardmässig geht nichts ins ERP, bevor Ihr Team freigibt. Stimmt eine Position nicht, korrigieren Sie sie im Entwurf. Hoshii speichert die Korrektur beim Kunden, nicht bei der Person, und wendet sie ab dem nächsten Auftrag an, für das ganze Team. Jede Änderung, von Hoshii oder vom Team, wird protokolliert.

Die Anmeldung dauert Minuten: Single Sign‑on mit Outlook oder Gmail, ohne Migration. Die ERP‑Anbindung ist der längere Teil, oft wenige Tage bei einem ERP, das wir kennen, und bis etwa sechs Wochen bei einem neuen. Beides läuft parallel.

PDFs, Scans und Faxe, die als PDF ankommen, auch bei wechselndem Layout. E‑Mail‑Text und weitergeleitete Verläufe. Excel und CSV in jeder Spaltenreihenfolge. Voicemails, auch auf Schweizerdeutsch, und Fotos von handschriftlichen Bestellungen. Dazu über 25 Sprachen.

Standardmässig nicht: Ihr Team prüft jeden Auftrag und gibt ihn mit einem Klick frei. Wenn Sie Hoshii bei einem Prozess vertrauen, setzen Sie ihn auf Autopilot. Dann bucht Hoshii diese Aufträge selbst ins ERP, alle anderen gehen weiter zur Freigabe.

Hoshii wird in der Schweiz gebaut und in der EU gehostet. Ihre Daten verlassen die EU nicht und trainieren keine Modelle Dritter. Alle KI‑Modelle laufen über Amazon Bedrock. Hoshii ist DSGVO‑konform, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist auf Anfrage verfügbar, und die Audits für SOC 2 und ISO 27001 laufen.

OCR liest nur Text und braucht feste Layouts. EDI funktioniert nur, wenn ein Kunde ein strukturiertes Format schickt. Hoshii versteht unstrukturierte Bestellungen aus jedem Kanal, ordnet sie Ihren Artikeln zu und bereitet den fertigen Auftrag vor.

Hoshii gleicht die Beschreibung mit Ihren Artikeln im ERP ab und merkt sich, was jeder Kunde meint. „Kurze Schrauben“ kann bei einem Kunden ein anderer Artikel sein als beim nächsten. Hoshii kennt den Unterschied ab der ersten Bestätigung.

Ja. Ändert ein Kunde Menge, Liefertermin oder Positionen eines offenen Auftrags, erkennt Hoshii die Änderung und ordnet sie dem bestehenden Auftrag zu. Ihr Team sieht, was sich ändert, und gibt frei. Dann passt Hoshii den Auftrag im ERP an.

Ja. Buchen Sie eine Demo und bringen Sie einen echten Auftrag mit, am besten Ihren schwierigsten. Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten, was Hoshii damit macht. Oder Sie richten Hoshii selbst auf ein Postfach und sehen innerhalb einer Stunde, was es mit echter Arbeit macht.

Wir kalkulieren pro Workspace: wie viel im Postfach landet, wie viele Postfächer Hoshii abdeckt und in welche Systeme es schreibt. Die Auftragserfassung wird in Credits gemessen, mit einem Kontingent, das wir mit Ihnen an einem Durchschnittsmonat festlegen.

Nein. Hoshii arbeitet ohne Vorlagen pro Kunde und liest auch Layouts, die es noch nie gesehen hat. Was es über einen Kunden lernt, kommt aus den Bestätigungen und Korrekturen Ihres Teams, nicht aus einem Einrichtungsprojekt.

Nein. Bestellungen kommen weiter im gewohnten Postfach an. Hoshii läuft als Add‑in in Outlook und Gmail, und der fertige Auftrag erscheint direkt neben der E‑Mail. Ihre Kunden ändern nichts an der Art, wie sie bestellen.

Nein. Hoshii übernimmt das Abtippen und Zuordnen, Ihr Team behält die Entscheidungen. So bleibt mehr Zeit für Kunden, Rückfragen und Sonderfälle. Bei der Max Schwarz AG sind ausserdem neue Mitarbeitende deutlich schneller produktiv.