Bestellungen kommen selten allein, sondern im selben Postfach wie Terminfragen, Änderungen und Reklamationen. Wir vergleichen sechs Wege ins ERP und sagen, welcher zu welcher Lage passt.
Es gibt sechs Wege, Bestellungen aus E-Mails ins ERP zu bringen: abtippen, ChatGPT oder Copilot, OCR mit Vorlagen, EDI oder Kundenportal, einen KI-Agenten im ERP und eine KI im Team-Postfach. Welcher passt, hängt weniger an der Bestellung als am Postfach, in dem sie ankommt. Denn Bestellungen kommen selten allein: Im selben Postfach landen Fragen zum Liefertermin, Änderungen an offenen Aufträgen, Preisanfragen und Reklamationen.
Dieser Artikel vergleicht die sechs Wege nach Formaten, Aufwand, Kosten und Grenzen. Kurz vorweg: Für ein paar grosse Kunden lohnt sich EDI, für ein Postfach mit vielen Kunden, Formaten und Anliegen eine KI im Team-Postfach. Die ganze Empfehlung steht im Fazit.
Die sechs Wege im Einzelnen
1. Abtippen
Der Innendienst liest die Bestellung, sucht Kunde und Artikel im ERP und tippt jede Position ab. Das funktioniert bei wenigen Bestellungen am Tag und braucht keine Technik.
Die Grenze ist das Wissen im Kopf. Wer weiss, dass „das Übliche“ bei diesem Kunden 40 Rohrschellen 22 sind, tippt schnell. Neue Mitarbeitende brauchen lange, bis sie so weit sind. Wonach Firmen suchen, wenn sie im Innendienst einstellen, zeigt unsere Innendienst-Studie 2026 (öffnet in neuem Tab).
2. ChatGPT oder Copilot
Naheliegend ist heute, die Bestellung in ChatGPT zu kopieren und die Positionen als Liste zurückzubekommen. Copilot fasst Mails in Outlook zusammen und entwirft Antworten, mit Copilot-Lizenz auch im gemeinsamen Postfach.
Das spart Lesezeit, aber nicht das Abtippen. Ohne eigene Anbindung kennen beide Ihren Artikelstamm nicht und legen keinen Auftrag im ERP an. Wer Kundendaten in ein privates ChatGPT-Konto kopiert, hat ausserdem ein Datenschutzproblem. Mehr dazu in unserem Artikel über Schatten-KI im Mittelstand (öffnet in neuem Tab).
3. OCR mit Vorlagen
OCR-Software erkennt den Text auf einem PDF. Für jedes Layout legt man eine Vorlage an: Wo steht die Kundennummer, wo die Artikelnummer, wo die Menge. Danach liest die Software jede Bestellung in diesem Layout automatisch aus.
Das passt, wenn wenige Kunden immer dasselbe PDF schicken. Jeder neue Kunde und jedes geänderte Layout braucht eine neue Vorlage. Bestellungen im Text der E-Mail, Excel-Listen in anderer Spaltenfolge, Fotos und Sprachnachrichten liest OCR mit Vorlagen nicht.
4. EDI oder Kundenportal
Bei EDI schickt der Kunde die Bestellung als strukturierte Datei, etwa im Format EDIFACT oder openTRANS, direkt an Ihr ERP. Beim Kundenportal oder Webshop tippt der Kunde selbst. In beiden Fällen kommt die Bestellung sauber an.
Der Haken: Der Kunde muss mitmachen, und jede Verbindung muss eingerichtet werden. Das lohnt sich für grosse Kunden mit vielen Bestellungen.
5. KI-Agent im ERP
ERP-Hersteller bauen eigene Agenten. Der Sales Order Agent von Microsoft für Business Central überwacht ein festgelegtes Postfach, liest die Mail und Anhänge als PDF, PNG oder JPG, sucht Kunde und Artikel und prüft den Bestand. Er legt immer zuerst ein Angebot an und wandelt es je nach Einstellung in einen Auftrag um. Jede Mail an den Kunden gibt ein Mensch frei, abgerechnet wird nach Verbrauch über Copilot Credits.
Die Grenzen beschreibt Microsoft selbst. Den Kunden erkennt der Agent nur über die Absenderadresse, die genau so im Kontakt stehen muss. Leitet jemand intern eine Kundenmail weiter, erkennt er den Kunden nicht automatisch. Er arbeitet nur in Business Central und kümmert sich um Angebote und Aufträge, nicht um den Rest des Postfachs.
6. KI im Team-Postfach
Eine KI im Team-Postfach liest jede eingehende Mail, nicht nur Bestellungen. Sie erkennt, ob es eine Bestellung, eine Terminfrage, eine Änderung oder eine Reklamation ist, und legt sie der zuständigen Person vor. Bei einer Bestellung liest sie Kunde, Artikel, Mengen und Termin aus jedem Format und gleicht jede Position mit Ihrem Artikelstamm ab, auch ohne Artikelnummer. Bei einer Terminfrage holt sie den Lieferstand aus dem ERP und entwirft die Antwort.
Ihr Team gibt den Auftrag oder die Antwort frei. So arbeitet Hoshii mit dem Team-Postfach (öffnet in neuem Tab) und der Auftragserfassung (öffnet in neuem Tab). Die Grenze: Die KI braucht eine Anbindung an Postfach und ERP und saubere Stammdaten, sonst findet sie den richtigen Artikel nicht.
Vergleich auf einen Blick
Keiner der sechs Wege passt für alle. Die Tabelle zeigt, wo jeder aufhört.
| Weg | Bestellformate | Einrichtung | Grenze | Passt für |
|---|---|---|---|---|
| Abtippen | alle | keine | Zeit und Erfahrung bei jeder Bestellung | wenige Bestellungen am Tag |
| ChatGPT oder Copilot | kopierter Text, Anhänge, Mails in Outlook | keine | kennt den Artikelstamm nicht, legt keinen Auftrag an | Hilfe beim Lesen, nicht beim Erfassen |
| OCR mit Vorlagen | PDF in festem Layout | eine Vorlage pro Layout | neue Kunden, Freitext, Excel, Fotos | wenige Kunden mit immer gleichem PDF |
| EDI oder Kundenportal | strukturierte Daten | eine Verbindung pro Kunde | der Kunde muss mitmachen | grosse Kunden mit vielen Bestellungen |
| KI-Agent im ERP, etwa der Sales Order Agent | Mail, PDF, PNG, JPG | im ERP einschalten, Postfach festlegen | nur dieses ERP, Kunde nur über die exakte Mailadresse, nur Angebote und Aufträge | Business-Central-Firmen mit gepflegten Kontaktadressen |
| KI im Team-Postfach | Mail, PDF, Excel, Fax, Foto, Sprachnachricht | Anbindung an Postfach und ERP | Anbindung und Stammdatenpflege nötig | Teams, in deren Postfach mehr als Bestellungen ankommt |
Die Wege schliessen sich nicht aus: EDI für die grossen Kunden, eine KI für alle anderen.
Wie die Kosten entstehen
Jeder Weg kostet auf eine andere Art. Vergleichen Sie deshalb nicht Listenpreise, sondern die Kosten pro Bestellung inklusive der Zeit Ihres Teams.
| Weg | Kostenart |
|---|---|
| Abtippen | Arbeitszeit bei jeder Bestellung |
| ChatGPT oder Copilot | Lizenz pro Person, das Abtippen bleibt |
| OCR mit Vorlagen | Lizenz plus Aufwand für jede Vorlage |
| EDI oder Kundenportal | Monatsgebühr plus Einrichtung pro Kunde |
| KI-Agent im ERP | Verbrauch, beim Sales Order Agent über Copilot Credits |
| KI im Team-Postfach | Lizenz je nach Anbieter pro Person oder nach Volumen, plus einmalige Einrichtung |
Ein Beispiel für die Zeit: Bei der Max Schwarz AG waren es 2 bis 3 Stunden am Tag, die sich mit Hoshii halbiert haben. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnet der ROI-Rechner (öffnet in neuem Tab).
Geht das mit Ihrem bestehenden ERP?
Ja, wenn Ihr ERP zwei Dinge kann: Stammdaten herausgeben und Aufträge annehmen. Ein neues ERP brauchen Sie dafür nicht.
- Stammdaten lesen: Kunden, Artikel, Kundenartikelnummern und Preise. Nur so findet eine KI zu „20× kurze Schrauben“ den richtigen Artikel.
- Aufträge anlegen: über eine Programmierschnittstelle (REST-API) oder über einen Datei-Import, etwa CSV oder XML per SFTP. Was Ihr ERP anbietet, steht in seiner Dokumentation.
- Freigabe festlegen: ob der Auftrag als Entwurf ins ERP geht oder direkt gebucht wird, nachdem Ihr Team ihn freigegeben hat.
Hoshii ist heute an über 20 ERP-Systeme angebunden, darunter SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Abacus, Sage, Opacc, Proffix und CSB.
So führen Sie KI für Ihre Bestellungen ein
Ob KI-Agent im ERP oder KI im Team-Postfach: Der Start beginnt mit Ihren echten Mails, nicht mit einem Projektplan.
- Mails sammeln. Legen Sie 50 bis 100 echte Mails aus dem Postfach der letzten Wochen beiseite, Bestellungen in allen Formaten und alles, was sonst ankommt. Daran sehen Sie sofort, was erkannt wird und was nicht.
- Stammdaten prüfen. Fehlen Kundenartikelnummern oder heissen Artikel im ERP anders als beim Kunden, ist das der erste Punkt zum Aufräumen.
- Anbindung einrichten. Zuerst lesend für die Stammdaten, dann schreibend für die Aufträge, am besten zuerst in einem Testsystem.
- Mit Freigabe starten. Ihr Team prüft am Anfang jeden Auftrag. Jede Korrektur macht das System genauer.
- In einer Abteilung live gehen, dann ausrollen. Ein Team oder eine Tochtergesellschaft startet, die anderen folgen, sobald es dort läuft.
- Messen. Zeit pro Auftrag, Anteil der Aufträge ohne Korrektur, Zeit vom Eingang bis zum Auftrag im ERP. Dieselben Zahlen vorher erheben, sonst fehlt der Vergleich.
Beispiel aus der Praxis: Stutzer Service AG
Bei der Stutzer Service AG kommen über 100 Bestellungen am Tag an, bearbeitet von mehr als 15 Personen, auf Deutsch, Französisch und Thai, getippt und handgeschrieben, als Mail, PDF und Scan. Vorlagen pro Kunde wären bei dieser Vielfalt nicht zu pflegen.
Hoshii liest die Bestellungen in jedem Layout und übergibt die Auftragsdaten über SFTP an Microsoft Dynamics Navision. Mit dem Wechsel auf Business Central ist eine REST-API-Verbindung vorbereitet. Das Team arbeitet weiter in seinen gewohnten Kanälen, die Kunden bestellen wie immer.
Fazit: unsere Empfehlung
Welcher Weg passt, hängt von Ihrer Lage ab. So würden wir entscheiden:
- Wenige Bestellungen am Tag, immer dieselben Kunden: Abtippen reicht. Ein Werkzeug lohnt sich, sobald jemand täglich eine Stunde oder mehr damit verbringt.
- Ein paar grosse Kunden mit vielen Bestellungen: EDI für genau diese Kunden.
- Viele Kunden, viele Formate, und im selben Postfach auch Terminfragen, Änderungen und Reklamationen: eine KI im Team-Postfach. Für diesen Fall haben wir Hoshii gebaut.
Als Dauerlösung empfehlen wir weder ChatGPT noch OCR mit Vorlagen. ChatGPT spart das Abtippen nicht, und Vorlagen veralten mit jedem neuen Kunden.
Häufige Fragen
Wie kommen Bestellungen aus E-Mails automatisch ins ERP?
Eine KI liest die Bestellung aus dem Text der E-Mail oder dem Anhang, erkennt Kunde, Artikel und Mengen und gleicht sie mit Ihren Stammdaten ab. Ihr Team prüft und gibt frei, dann legt das System den Kundenauftrag im ERP an. Dafür braucht das ERP eine Schnittstelle oder einen Datei-Import.
Kann ich Bestellungen mit ChatGPT erfassen?
Lesen ja, erfassen nein. ChatGPT macht aus einer kopierten Bestellung eine Liste, kennt aber ohne Anbindung weder Ihre Artikelnummern noch Ihr ERP. Kundendaten gehören ausserdem nicht in private ChatGPT-Konten.
Was unterscheidet den Sales Order Agent von einer KI im Team-Postfach?
Der Sales Order Agent arbeitet in Business Central und bearbeitet Angebote und Aufträge aus einem Postfach. Eine KI im Team-Postfach bearbeitet alle Mails im Postfach, also auch Terminfragen, Änderungen und Reklamationen, und kann an verschiedene ERP-Systeme angebunden werden.
Brauche ich dafür EDI?
Nein. EDI setzt voraus, dass der Kunde strukturierte Daten schickt. Eine KI liest die Bestellungen so, wie Kunden sie heute schicken.
Werden die Aufträge ohne Kontrolle gebucht?
Nein. Ihr Team sieht jeden erkannten Auftrag und gibt ihn frei. Wie viel später ohne Prüfung durchläuft, legen Sie selbst fest.
Quellen
- Sales Order Agent overview (öffnet in neuem Tab), Microsoft Learn, Stand 2. Oktober 2026 (abgerufen am )
- Use Copilot in shared mailboxes and delegate mailboxes (öffnet in neuem Tab), Microsoft Support, Februar 2026 (abgerufen am )
