Software für den Innendienst im Grosshandel: 9 Lösungen im Vergleich (2026)

Ein Morgen im Innendienst sieht oft so aus: eine Bestellung als PDF, eine Frage zum Liefertermin, eine Reklamation, eine Angebotsanfrage, eine Sprachnachricht von gestern Abend. Jede E-Mail ist dabei ein Auftrag, etwas zu tun. Das Problem: Die Antworten sind über eine System- und Prozesslandschaft verstreut, die über Jahre gewachsen ist und wahrscheinlich zwischendurch nicht aus der Vogelperspektive hinterfragt wurde. Antworten stehen im ERP, im CRM oder im Kopf einer Kollegin, die gerade im Urlaub ist.

Dabei ist der Innendienst eine der am meisten übersehenen Zielgruppen. Software wird für den Vertrieb gebaut, für das Lager und für die Buchhaltung. Der Innendienst bekommt meist ein Postfach und ein ERP und soll den Rest selbst verbinden.

Gleichzeitig steigt der Druck. Fachkräfte fehlen: Im IHK-Bezirk Karlsruhe sieht jeder zweite Betrieb darin ein Risiko, und laut IAB schrumpft das Arbeitskräfteangebot in Deutschland bis 2060 um rund 12 Prozent. Kunden erwarten, was sie privat von Amazon kennen: eine schnelle Antwort und jederzeit den aktuellen Stand. Und die Prozesse sind oft veraltet: Im Vertrieb gehen laut Salesforce 60 Prozent der Zeit für Aufgaben ausserhalb des Verkaufens drauf, vom Angebot bis zur Dateneingabe von Hand. Allein das Postfach bringt laut Bitkom im Schnitt 53 berufliche E-Mails pro Tag.

Software und KI im Speziellen können hier unterstützen. Damit Mitarbeitende nicht länger als «Human APIs» Daten von der E-Mail ins ERP abtippen, haben sich einige Anbieter des Innendiensts angenommen. Die meisten nehmen sich dabei einen einzelnen Fall vor: die Bestellung, den Vertrieb oder die Bestell-App. Doch wie findet man die richtige Lösung?

Wo der Innendienst ausgebremst wird

Wie gross der Druck ist, zeigt das B2BEST Barometer von ECC und IFH Köln: 74 Prozent der befragten B2B-Unternehmen sehen ein hohes Risiko, Kunden zu verlieren, wenn eine Anfrage nicht am selben Tag beantwortet wird. Als grösste Bremsen nennen sie drei Dinge:

Für die ersten beiden Bremsen gibt es inzwischen gute Werkzeuge. Die dritte löst keine Schnittstelle, denn Abstimmung passiert zwischen Menschen: Wer kümmert sich um die Reklamation? Hat das Lager den Liefertermin bestätigt? Wer antwortet dem Kunden? Diese Fragen entstehen im Postfach, und genau dort setzt Hoshii an. Jede E-Mail hat eine zuständige Person, Rückfragen im Team laufen direkt im Thread darunter, und der Kontext aus ERP und CRM steht gleich daneben.

Im Folgenden stellen wir Ihnen Hoshii und die acht häufigsten Vergleichs-Anbieter vor.

Auf einen Blick

Die Lösungen im Einzelnen

1. Hoshii: wenn Ihr Innendienst die meiste Zeit im Postfach verbringt

«Guten Morgen, wann kommt unsere Bestellung 45036? Wir brauchen die Ware in KW 22. Und bitte diesmal besser verpacken.»

Drei Sätze, drei Systeme. Heute heisst das: ERP öffnen, Auftrag suchen, Versand prüfen, die alte Reklamation finden, Antwort tippen. In Hoshii steht all das schon neben der E-Mail: Auftrag vollständig an Lager, Versand am Dienstag, Reklamation 4402 wegen einer beschädigten Palette. Die Antwort ist daraus vorbereitet. Sie lesen, prüfen, senden.

So läuft es mit jeder E-Mail, ob Bestellung, Rückfrage, Reklamation oder Angebotsanfrage. Ein Arbeitstag mit Hoshii:

Morgens öffnen Sie keinen Stapel, sondern eine sortierte Liste. Über Nacht hat Hoshii die E-Mails aus den Postfächern Ihres Teams gelesen und jede der richtigen Person zugewiesen. Nach welchen Regeln, bestimmen Sie selbst, in ganz normalen Sätzen. Jede E-Mail bringt mit, was Sie für die Antwort brauchen: den Auftrag aus dem ERP, die Historie aus dem CRM, den letzten Verlauf.

Tagsüber stellen Sie Fragen, statt zu suchen. «Was ist bei Kunde 10482 noch offen?» Hoshii antwortet aus Ihrem Posteingang und Ihren Systemen, mit den führenden KI-Modellen, in der EU gehostet und auf Ihren eigenen Daten. Muss eine Kollegin etwas klären, schreibt sie direkt im Thread unter der E-Mail, intern und für den Kunden unsichtbar. Und was Sie einmal korrigieren, merkt sich Hoshii für diesen Kunden und für das ganze Team.

Zum Feierabend bleibt nichts liegen. Was noch auf eine Antwort wartet, hat eine Erinnerung. Die Teamleitung sieht, wohin die Zeit geflossen ist, nach Anliegen, Kunde und Kanal, mit Antwortzeiten und SLAs. Und Sie gehen mit freiem Kopf nach Hause.

Wenn Sie möchten, kommt die Auftragserfassung dazu: Hoshii liest Bestellungen aus PDF, Excel, Foto, Handschrift oder Sprachnachricht, ordnet jede Position dem richtigen Artikel zu und bucht sie nach Ihrer Freigabe ins ERP.

Gut für Teams, die einen grossen Teil ihrer operativen Arbeit über E-Mail abwickeln und viel Zeit mit interner Bearbeitung, Abstimmung und Informationssuche verlieren. Vom Innendienst über den Kundenservice bis zur Buchhaltung.

2. Workist: wenn vor allem Bestellungen ins ERP müssen

Ein Kunde schickt seine Bestellung als PDF, der nächste als Excel, ein dritter noch per Fax. Workist liest sie alle, gleicht jede Position mit Ihren Stammdaten ab und überträgt sie ins ERP. Weitere Agenten kümmern sich um Anfragen, Telefonbestellungen und Belege im Einkauf.

Workist denkt vom Beleg her. Seit Juni 2026 schreibt ein Inbox Agent auch Antwortentwürfe zu Status, Liefertermin und Preis, direkt in Outlook. Hoshii denkt vom Postfach her: Ihr ganzes Team arbeitet an einem Ort, jede E-Mail hat eine zuständige Person, und der Kontext aus Ihren Systemen steht gleich daneben.

Gut für Teams, die vor allem bei eingehenden Bestellungen noch viele manuelle Arbeitsschritte zwischen Eingang und ERP haben.

3. turian: wenn jeder Ablauf einen eigenen KI-Agenten bekommen soll

Ein Agent für Kundenaufträge, einer für Angebote, einer für Auftragsbestätigungen von Lieferanten: So baut turian die Automatisierung auf. Die Agenten arbeiten in Outlook, Gmail oder auf der turian-Plattform, gleichen Artikel und Konditionen mit ERP und CRM ab und fragen nach, wenn etwas fehlt.

turian automatisiert Ablauf für Ablauf und sortiert dabei auch eingehende E-Mails. Hoshii macht das ganze Postfach zum Arbeitsplatz für Ihr Team, mit Zuweisung und internen Threads.

Gut für Teams, die sehr konkrete Vertriebs- und Einkaufsprozesse heute noch manuell bearbeiten und diese mit KI-Agenten automatisieren wollen.

4. GeneralMind: wenn Abläufe in Einkauf und Verkauf auf Autopilot laufen sollen

GeneralMind legt sich als KI-Schicht über Ihr bestehendes ERP. Das Berliner Unternehmen ist 2025 gestartet und versteht sich als Autopilot für Lieferkette und Beschaffung. Kundenaufträge sind ein Anwendungsfall unter mehreren, dazu kommen Auftragsbestätigungen von Lieferanten und Rechnungen.

Anfangs prüft Ihr Team jeden Fall. Nach Ihrer Freigabe übernimmt der Autopilot einen Ablauf nach dem anderen. Hoshii setzt beim Postfach an: Das ganze Team arbeitet an einem Ort, und der Kontext aus Ihren Systemen steht an jeder E-Mail.

Gut für Teams, die grosse Mengen an Belegen in Einkauf und Verkauf verarbeiten und einzelne Abläufe schrittweise ganz automatisieren wollen.

5. Procuros: wenn Handelsketten EDI verlangen

Wer EDEKA, REWE oder dm beliefert, bekommt Bestellungen per EDI statt per E-Mail. Procuros übersetzt diese Nachrichten für Ihr ERP und schickt Auftragsbestätigungen, Lieferavis und E-Rechnungen so zurück, wie der Handel sie verlangt. Für Kunden ohne EDI liest ein Order Agent Bestellungen aus PDF, Excel und E-Mail-Text.

Procuros ist die Leitung zwischen Ihrem ERP und dem Handel. Für alles andere im Postfach, von der Rückfrage bis zur Reklamation, gibt es Hoshii.

Gut für Teams, die Bestellungen, Lieferavis und Rechnungen mit vielen Handelspartnern automatisch austauschen wollen und dabei einen Schwerpunkt auf EDI legen.

6. Microsoft Copilot: wenn Schreiben das Problem ist

Copilot sitzt dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet: in Outlook, Teams, Word und Excel. Es fasst lange Verläufe zusammen, formuliert Antworten und findet Dateien wieder. Für Business Central gibt es zusätzlich einen Agenten, der Bestellungen mit bis zu 15 Positionen aus E-Mails erst als Angebot und dann als Auftrag anlegt.

Copilot macht jede einzelne Person schneller. Hoshii arbeitet für das ganze Team: Sobald Ihr ERP angebunden ist, steht der passende Auftrag an jeder E-Mail.

Gut für Teams, die viel Zeit mit Lesen, Zusammenfassen, Recherchieren und Erstellen von Inhalten in Microsoft 365 verbringen.

7. Orderlion: wenn Ihre Kunden per App bestellen sollen

Mit Orderlion bestellen Ihre Kunden per App oder im Webshop, und Ihr Aussendienst hat eine eigene App. Was trotzdem per E-Mail, WhatsApp oder Sprachnachricht kommt, legt eine KI als Bestellung an.

Bei Orderlion steht die Bestell-App im Mittelpunkt. Hoshii setzt im Postfach an, wo Ihre Kunden ohnehin schreiben, und kümmert sich neben Bestellungen auch um Rückfragen, Reklamationen und Angebote.

Gut für Lebensmittel- und Getränkegrosshändler, die Bestellungen ihrer Kunden über App oder einen Webshop bündeln und vereinfachen wollen.

8. ChefsList: wenn Sie einen Partner für Ihre Bestell-App suchen

ChefsList gibt Lebensmittelgrosshändlern eine Bestell-App für ihre Gastronomiekunden an die Hand, dazu eine App für den Aussendienst und ein Rechnungs-Center. Was noch per Fax, E-Mail oder WhatsApp bestellt wird, liest die OrderScan KI.

Auch hier steht die App im Mittelpunkt. Hoshii nimmt sich das ganze Postfach vor, von der Bestellung bis zur Reklamation.

Gut für Lebensmittelgrosshändler, die ihren Gastronomiekunden einen einfacheren digitalen Bestellprozess anbieten wollen.

9. Plato: wenn der Grosshandelsvertrieb mehr verkaufen soll

Plato ist für den Vertrieb im Grosshandel gebaut, vor allem für den Aussendienst. Die Software liest Ihre ERP-Daten, zeigt, welche Kunden weniger bestellen und was sie zusätzlich kaufen könnten, und plant die Route. Die Verarbeitung eingehender Bestellungen hat Plato als bald verfügbar angekündigt.

Plato hilft dem Vertrieb beim Verkaufen. Was danach im Innendienst ankommt, bearbeitet Hoshii: Bestellungen, Rückfragen, Reklamationen.

Gut für Teams, die viele Kundendaten im ERP haben, daraus aber im Vertriebsalltag nur schwer konkrete Verkaufschancen ableiten können.

Fazit

Jede Lösung in diesem Vergleich nimmt dem Innendienst etwas ab. Workist und turian bringen primär Bestellungen ins ERP, GeneralMind automatisiert Abläufe in Einkauf und Verkauf. Procuros verbindet Ihr ERP per EDI mit dem Handel. Orderlion und ChefsList geben Ihren Kunden eine Bestell-App. Plato hilft dem Vertrieb, und Copilot macht jede einzelne Person schneller.

Der Innendienst arbeitet aber nicht in einzelnen Fällen, sondern im Postfach. Dort liegen Bestellung, Rückfrage und Reklamation nebeneinander, oft in derselben E-Mail. Dafür ist Hoshii gebaut: ein Arbeitsplatz für das ganze Team, mit dem Kontext aus ERP und CRM an jeder E-Mail und der Auftragserfassung als Modul.

Wenn Ihr Team einen grossen Teil seiner Arbeit über E-Mail erledigt, lohnt sich ein Blick auf Hoshii. Auf OMR Reviews ist Hoshii aktuell Leader in der Kategorie «AI Agents for Business Operations» im Q4 2026. In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie das im Alltag aussieht.

Häufige Fragen

Was ist die beste Software für den Innendienst?

Das hängt davon ab, was in Ihrem Postfach landet. Sind es fast nur Bestellungen, reicht eine reine Auftragserfassung. Kommen Rückfragen, Reklamationen und Angebotsanfragen dazu, ist Hoshii dafür gebaut: ein Arbeitsplatz für das ganze Postfach, mit der Auftragserfassung als Modul.

Was unterscheidet Hoshii von Software für Auftragserfassung?

Auftragserfassung bringt das Dokument ins ERP. Hoshii bringt das ERP in jede E-Mail, ob Bestellung, Rückfrage oder Reklamation.

Wir nutzen bereits Microsoft Copilot. Warum Hoshii?

Copilot hilft jeder Person einzeln beim Lesen, Schreiben und Suchen in Microsoft 365. Hoshii führt die Arbeit Ihres Teams aus, mit dem Kontext aus Ihren Systemen.

Wie schnell können wir starten?

Melden Sie sich mit Gmail oder Outlook an, und Ihr Team arbeitet noch am selben Morgen in Hoshii. Die ERP-Anbindung läuft parallel und steht meist nach wenigen Tagen, bei einem für uns neuen System nach bis zu sechs Wochen.

Brauche ich für KI im Innendienst ein neues ERP?

Nein. Hoshii arbeitet mit dem ERP, das Sie bereits haben. Es liest Aufträge, Bestände und Kundendaten mit reinen Leserechten und schreibt erst ins ERP, wenn Sie die Auftragserfassung dazunehmen und die Buchungen freigeben.

Diese Seite wurde von Hoshii geschrieben. Die Angaben zu den anderen Anbietern stammen von deren eigenen Websites, geprüft am 4. Oktober 2026.